Privatlivspolitik for HF. Elmebo
Vedtaget af bestyrelsen 26.6.2018
Elmebos dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig som andelshaver i HF. Elmebo, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til formål, der er naturlige for en helårshaveforening. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Bestyrelsen for HF. Elmebo er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktperson: Anna Louise Stevnhøj, HF. Elmebo 34, 2300 København S. Telefon 40352790.
Mail: hf.elmebo@gmail.com
Website: www.hf-elmebo.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Almindelige: Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
2) Personoplysninger med højere grad af beskyttelse som cpr.numre og kontonumre opbevares ikke af bestyrelsen i HF. Elmebo, men modtages og opbevares af administrationsfirma, som vi har databehandleraftale med.
3) Der kan være personoplysninger forbundet med byggesager, klagesager, fremlejeaftaler etc. Disse opbevares sammen med den enkelte andels sag.
4) Data på vandforbrug samt identifikationsdata på vandmåler.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
1) Foreningens berettigede og lovlige interesse i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
2) At det er nødvendigt for at opfylde aftalen om medlemskab med dig, fx indkaldelse til generalforsamling m.v.
3) Behandling efter lovkrav
4) Behandling med samtykke
Formål med behandling af medlemsoplysninger
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser. I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af klubbens og din interesse i følgende aktiviteter:
1) Foreningens medlemshåndtering, herunder videreformidling af kontakt til administrationsfirma.
2) Formidling af mødereferater, nyhedsbreve, praktisk information etc.
3) Måling af vandforbrug mhp vandregnskab
4) Administration af aftaler omkring lån af fælleshus.
5) Dit pligtige medlemsskab af en aktivitetsgruppe
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til to år efter din flytning fra foreningen.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
Vi videregiver almindelige personoplysninger til Øens Administrationsfirma (databehandleraftale) samt Kamstrup (databehandleraftale).
Du kan vælge hvilke kontaktoplysninger, andre andelshavere kan se
Du kan aktivt vælge, om andre andelshavere må se dine kontaktoplysninger på foreningens hjemmeside www.hf-elmebo.dk (Ligger bag login).
Du kan således vælge, at følgende må vises til andre klubmedlemmer:
– telefonnummer
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Opbevaring af data:
Opbevaring af andelssager inklusive dertil knyttede personoplysninger sker i aflåst rum i fælleshus.
Opbevaring af almindelige personoplysninger, dvs. beboerliste med telefonnumre og emailadresser sker i dropbox.
Vi vil af praktiske og administrative hensyn opbevare dine personoplysninger i op til et år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning, når der ikke længere er et legitimt formål med opbevaring
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af de data, klubben opbevarer, i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til bestyrelsen i HF. Elmebo. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på www.hf-elmebo.dk. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.